So wirst Du zum Meeting-Dompteur

 

 

Wer kennt sie nicht, die zeitraubenden und endlos langen Meetings, in denen man versucht die Augen geöffnet zu halten, und wo das Ziffernblatt der Armbanduhr vom vielen anschauen schon ganz beschlagen ist?


Ich habe selbst in so einigen Schwafelrunden gesessen, um dann Überstunden zu schieben, damit die Aufgaben aus dem Tagesbetrieb erledigt wurden. Wenn doch das Meeting wenigstens produktiv gewesen wäre und vielleicht sogar ein zufriedenstellendes Ergebnis erbracht hätte. Aber allzu oft saß ich in Besprechungen, nur um der Besprechung wegen, Stichwort: wöchentliches (Team)meeting, Jour fixe oder monatliches Update etc.

 

Dabei kann es ganz einfach sein, schlanke und effizienten Besprechungen durchzuführen. Und am Ende verbessern sich nicht nur die Arbeitsergebnisse, sondern es steigt auch die Arbeitszufriedenheit. In diesem Artikel zeige ich Dir wie das geht.

 

Aus meiner Erfahrung weiß ich, Im Grunde kommt es auf nur fünf Dinge an: die Zeit, die Vorbereitung, die Umgebung, die Moderation und schlussendlich die Ergebnisse.


Fangen wir mit der Zeit an:

 

Schon bei der Einladung der Teilnehmer sollte man darauf achten, dass wirklich nur die Teilnehmer eingeladen werden, die wirklich notwendig sind. Jeder Teilnehmer sollte zu Wort kommen. Ergo je mehr Teilnehmer desto länger das Meeting. Auch Einladungen an ganze Abteilungen sind in der Regel vollkommen überzogen, der teilnehmende Kollege ist mit Sicherheit in der Lage, relevante und wichtige Informationen innerhalb seines Teams weiterzugeben.
 
Ein effizientes Meeting sollte nach Möglichkeit nicht länger als 45 Minuten dauern, ist tatsächlich mal eine längere Besprechung nötig, bedenke, dass ab 45 Minuten die Aufmerksamkeit und die Aufnahmefähigkeit rapide sinken. Hier auf Pausen achten, die ebenfalls nicht zu lang, max. 10 Minuten sein sollten.
Bei längeren Meetings mit unterschiedlichen Themen, können die jeweiligen Sprecher bzw. relevanten Teilnehmer zu festgesetzten Zeiten eingeladen werden. Hier eignen sich Pausen, um Sprecher und eventuell Teilnehmer auszutauschen.

 

Pünktlichkeit ist ein wichtiger und oft vernachlässigter Punkt beim planen und durchführen von Meetings. Das Meeting sollte in jedem Fall pünktlich starten, warte nicht auf Nachzügler! Wer zu spät in eine Besprechung platzt ist meist peinlich berührt und wird das nächste Mal pünktlicher erscheinen. Doch nicht nur der Start ist wichtig, auch enden sollte das Meeting zur vorgegebener Zeit. So lassen sich Anschlusstermine besser planen und alle können ihre Zeit effizienter nutzen. Sollte in der geplanten Zeit Themen nicht abgeschlossen worden sein, werden diese auf die nächste Sitzung verschoben, wenn nötig, kann am Ende der Besprechung ein Nachfolgetermin vereinbart werden.


Der nächste Punkt die Vorbereitung:

 

Bevor Du eine Einladung zu einem Termin verschickst, stelle Dir folgende Fragen:
Ist ein Treffen wirklich nötig oder reicht ein Telefonat oder können die Informationen auch einfach per Mail an alle relevanten Personen verschickt werden?
Wer sollte unbedingt an diesem Termin teilnehmen? (Achtung: wirklich nur die wichtigsten Teilnehmer einladen, siehe Punkt Zeit).

Sind die Fragen beantwortet, kommt die Einladung.

Wichtig für eine Einladung sind Zeitpunkt, Zeitraum und Ort. Kurze Informationen können hier noch geteilt werden, aber schreibe hier keine Romane, das liest eh keiner.


Eine Agenda gehört in jedem Fall zu einer Besprechungseinladung dazu. So können sich die Teilnehmer optimal vorbereiten, und es muss nicht erst am Beginn des Meetings erklärt werden worum es eigentlich geht.
Ich rate übrigens jedem, eine Einladung ohne Agenda abzulehnen. Ohne Agenda läuft man Gefahr in einer Schwafelrunde zu landen, und das ist nun wirklich Zeitverschwendung.

 

Noch ein Tipp um endloses Gelaber zu vermeiden: streiche Sonstiges und offene Themen.


Kommen wir zum Umfeld:

 

Besprechungen arten heutzutage gern in Plauderstündchen mit Kaffee und Keksen aus. Das lässt sich ganz einfach vermeiden, indem einfach kein Catering bestellt wird.

Ist das Meeting länger, gibt es Pausen zu denen Kaffee und ein gesunder Snack, etwa Obst oder leichtes Fingerfood gereicht werden können.


Konferenzräume sollten nicht zu warm sein, zwanzig Grad sind ausreichend, vergiss nicht, dass auch Menschen Wärme abgeben und einen kleinen Raum schnell aufheizen können. Außerdem sorgt eine kühlere Umgebung für mehr Konzentration.

Räume mit einem großartigen Ausblick ins Grüne oder über den Hafen sind wirklich toll und ein Aushängeschild vor allem für Meetings mit Kunden und Geschäftspartnern. Ein internes Meeting aber braucht solchen Schnickschnack nicht. Hier verleitet die Aussicht eher zum Abschweifen.

 

Mein Tipp: halte doch mal eine Besprechung im Stehen ab. Das fördert die Konzentration und die Kommunikation. In vielen Büros gibt es inzwischen Meeting Points mit erhöhten Tischen oder halbhohen Regalen, die sich dafür eignen. Außerdem ist hier auch wieder die Gefahr gebannt, dass sich das Meeting zu sehr in die länge zieht. Wer steht schon gern neunzig Minuten?



Die Moderation:

 

Vielen ist es gar nicht klar, dass eine Besprechung moderiert werden will. Meistens läuft ein Meeting so ab: Einladender begrüßt, erläutert kurz die Agenda und spricht selbst zuerst oder gibt das Wort an den nächsten ab. Kann man so machen, geht aber auch anders.


Der Moderator muss nicht unbedingt der Einladende sein, gut ist es, wenn man vor der Besprechung schon einen Moderator bestimmt hat. Mein Tipp: nicht die Assistenz, denn die ist mit der Protokollierung beschäftigt.

Der Moderator übernimmt die Struktur des Meetings. Er sorgt für pünktlichen Start und Ende des Meetings. Schwafler werden von ihm im Redefluss gestoppt, die Redezeit für ein Thema hat er im Blick und sorgt dafür, dass offene Punkte auf die nächste Besprechung geschoben werden. Zehn Minuten vor Ende des Meetings sollte der Moderator auf die noch verbleibende Zeit hinweisen. Und natürlich hat er die Besprechungsregeln im Blick und achtet auf deren Einhaltung.


Am Ende stehen die Ergebnisse:

Ich hatte ja bereits erwähnt, dass die Assistenz mit der Protokollierung beschäftigt ist. Natürlich muss nicht unbedingt eine Assistenz das Protokoll führen, jeder andere eignet sich dafür genauso gut.

 

Mein Tipp: führe ein Ergebnissprotokoll, in den Aufgaben mit Verantwortlichen und Timeline festgehalten sind. Lies am Ende jedes TOP’s das erfasste Ergebnis vor, um den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben Ergänzungen oder Änderungen vorzuschlagen.
Nach dem Meeting sollte das Protokoll zügig fertiggestellt und zeitnah versendet werden. Und nicht vergessen: Ergebnisse von Aufgaben einfordern und überprüfen.


Fassen wir zusammen :

  • Agenda vorbereiten
  • sonstiges und offene Themen streichen
  • nur relevante Teilnehmer einladen
  • Zeit begrenzen
  • bei längeren Meetings Pausen einplanen
  • Catering nur in Meetings mit Pausen
  • zu warme Räume vermeiden
  • Ablenkungen minimieren
  • Meetings im Stehen abhalten
  • pünktlich starten
  • Redezeit begrenzen
  • offene Punkte auf die nächste Besprechung schieben
  • Ergebnissprotokoll führen
  • Aufgaben mit Verantwortlichen und Deadline festhalten
  • pünktlich enden
  • Ergebnisse von Aufgaben einfordern und überprüfen

Wenn Du diese einfachen Dinge beherzigst, sollte einem entspannten und produktiven Meeting nichts mehr im Wege stehen.

 

Hast Du noch Tipps für ein effizientes Meeting? Dann poste sie in den Kommentaren.

 

Danke fürs lesen.

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